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From your analysis of the case study, provide a response to either support or disagree with 3 of the 4 statements below. In your response, you should use examples from the case study to support...

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Ethics and Sustainability in Governance (MBUS201)
Semester 1 2023
Case study analysis
From your analysis of the case study, provide a response to either support or disagree with 3 of the 4 statements below. In your response, you should use examples from the case study to support your view and align your analysis with the principles of good governance and the relevant sections of the Corporations Act 2001 where/if appropriate. The report in total should be approximately 1500 words (i.e. between XXXXXXXXXXwords or 500 words per statement response).
You need to provide a response (as guided in the assignment information) to 3 of the following 4 statements in relation to the AFA Case Study:
1. 1. The board meeting agendas and minutes are sufficiently detailed to ensure the board is able to fulfil it’s obligations 
2. 2. The board has provided adequate financial oversight to ensure they are not on the path to insolvency 
3. 3.The board has effectively discharged its duties to monitor and review the performance of the CEO 
Note: There are likely to be several examples in the case study that can be used to address any of the statements. You are not required to identify them all, but you are required to provide enough evidence to justify why you agree or disagree with the statement. There may also be perceptions and inferences in the case study that allow you to form your view, and these are also an important element of your analysis.
Assessment task marking: This assessment task is worth 30% of the overall mark for the unit. Your response to each statement will be marked out of 10 using the attached ru
ic (3 x 10 = 30 marks) as a guide.
Critical information: This assignment is directly related to the analysis of the AFA case study, if a generic response is received that does not relate to the case study it will be awarded 0 marks.
Marking Ru
ic: Case study analysis
(2 marks each)
    2 marks
    Use of examples from case study in response
    Multiple (3+) examples in the case study have been co
ectly identified and interpreted in the response
    Use of relevant theories or legislation as part of response
    Theories from reliable sources (with co
ect references) and or legislation have been co
ectly applied to the analysis
    Identification and use of perceived director actions or behaviours in response
    The inclusion of infe
ed or perceived information has been co
ectly included to support the analysis presented in the response
    Clarity of analysis and the provision of concise and accurate information
    The response is presented such that the analysis and connection of evidence is accurate and justified and clearly demonstrates a strong understanding of the case study
    Construction of a cohesive and well written response to the statement
    The response has been well written, remains within the 500 word limit +/-10%, and the arguments used have been clearly and cohesively presented

Microsoft Word - Case study AFA 23S1 .docx
Archery    For    All    (AFA)    
Archery    for    All    (AFA)    was    established    in    2018.    It    was    established    with    a    purpose    to    
fill    a    gap    in    the    community    that    would    provide    access    to    the    sport    for    a    community    
that    has    had    no    exposure    to    archery    at    the    local    level.    AFA    was    set    up    as    a    not-for-
profit     incorporated     association     with     revenue     to     be     reinvested     in     ensuring     the    
community    benefitted     from    ready    and    affordable    access.    The    club    business    model    
was    to    appoint    a    CEO    to    manage    the    business    under    the    governance    oversight    of    a    
management    board.        
Bob     Smith,     an     avid     long-term     archer,     was     the     initiator     of     AFA     on     behalf     of     an    
interested    community    of    archers,    and    was    appointed    as    the    inaugural    CEO    on    a    part    
time    basis    whilst    the    club    established    itself    financially.    A    group    of    archers    from    the    
original     interested     group     subsequently     formed     the     management     board     (see    
Appendix    I),    with    Bob    also    holding    a    position    on    the    board.        
The    board    agreed    that    Gary    Jones    would    be    appointed    as    the    chair    of    the    board    on    
the    basis    that    he    was    a    well-known    community    leader.    They    also    agreed    that    board    
members    would    not    receive    remuneration    for    their    positions.    It    was    then    up    to    the    
CEO    to    build    the    business,    in    line    with    the    strategic    goals    approved    by    the    board.    
Location    &    facilities    
The    club    (AFA)    is    an    indoor    archery    club    located    on    a    prominent    corner    in    an    inner    
northern    subu
    of    Melbourne.    It    was    set    up    in    a    shared    space    within    a    warehouse    
style     environment     (see    Appendix     v)     in     an     industrial     zone     to     enable    more     efficient    
distribution    and     sharing    of    overheads    with     co-tenants     and    with     ample     car    parking    
space.     The     club     occupies     approximately     65%     of     the     warehouse     space     and     has    
sufficient    space    to    accommodate    up    to    16    archers    on    the    shooting    line    at    any    given    
time.     The     range     has     a     2.5m     high     moveable     screen     wall     used     to     separate     the    
eginners/learners    (short    distance    shooting    archers)    from    the    regular    members.    The    
targets    are    mobile    and    can    be    moved    to    any    position    within    the    range    noting    that    
the    maximum    shooting    distance     is    25m    from    the    shooting     line.    The    most    common    
shooting    distances    are    18m    and    25m    as    these    are    the    national    and    world    standards    
for    indoor    archery.        
The    club    also    includes    an    air-conditioned    office    and    a    small    kitchenette    for    members    
to    use    for    meals    or    to    rest.    The    warehouse    itself    is    not    temperature    controlled    as    the    
costs    and    energy    required    to    do    so    would    be    very    high.    With    high    ceilings    and    fans    it    
was     possible     to    maintain     airflow    and     a     reasonable     temperature     in     the     absence    of    
extreme     weather.     It     is     the     responsibility     of     the     landlord     to     maintain     all     external    
areas    of    the    entire    warehouse    site    and    to    ensure    security    is    engaged    to    make    sure    all    
lights,    fans,    air    conditioning,    heaters    etc.    were    switched    off    at    the    end    of    each    day    
and    that    routine    drive-by    surveillance    activities    were    in    place    each    night.            
This    location    was    chosen    on    the    basis    that    no    other    archery    clubs    were    in    the    area    
and     all     members     of     the     board     lived     locally.     The     club     was     established     to     provide    
access    for    all    interested    in    the    sport    and    as    such,    was    a    registered    club    with    both    the    
Victorian    Archery    Association    and    the    Australia    Archery    Academy.    Registering    with    
these     governing     bodies     allowed     the     club     to     host     competitions     for     members     to    
potentially    achieve    ranking    points    at    the    State    and    National    level.        
Whilst     a     large     proportion     of    members     are     recreational     archers,     there    was     a     small    
group    who    took     their     sport    very    seriously    and    were    active     in    competitions    around    
the    State    and    felt     that     this    was    an    essential    element    of     the    club.    There    was    also    a    
small    but    growing    group    of    archers    who    had    an     interest     in    bow    hunting/fishing    as    
they    had    ready    access    to    private    rural    land.        
Financial    support    
In     the     absence     of     any     government     funding,     the     club     was     built     from     the     initial    
donation     of     $50,000     from     community     para-archer     Bill     Taylor,     who     passed     away    
through    illness    just    prior    to    the    club    commencing,    and    wanted    to    provide    support    to    
ensure     the     business     helped     the     disadvantaged     and     vulnerable     access     the     sport.    
Ongoing     revenue     streams     come     from     annual     memberships,     drop-in     visitors,     club    
donors,    competitions    and    events,    and    its    specialised    ‘in-field’    excursion    or    incursion    
sessions    and    children’s    parties.        
The    club    also    takes    advantage    of    the    small    café    on    site    as    part    of    the    shared    space    in    
the    warehouse.    The    club    receives    a    small    amount    of    revenue    from    this    café    aligned    
to    the    distribution    and    use    of    space    in    the    warehouse.    In    return,    it    is    expected    that    
AFA    staff    the    café    on    scheduled    days    and    members    are    encouraged    to    use    the    café    
when    they    are    at    the    club.        
Bob    Smith    (CEO)    maintains    an    office    at    the    club    and    spends    his    time    managing    the    
daily    operations    of     the    club    4    half    days    each    week     (including    weekends)    and     from    
time    to    time,    helps    out    with    the    running    of    the    café    which    is    staffed    by    volunteers.    
Other    club    members    contribute     to     the    daily    operations    of     the    club    on    a    volunteer    
asis.     The     club    also    makes    use    of     talented     local     archers    who    donate     their     time     to    
provide    on    site    coaching    from    time    to    time.        
The     club     also     has     the     provision     to     provide     paid     coaching     upon     request     due     to     its    
wide     network     in     the     archery     community.     As     the     club     operates     within     a     shared    
warehouse     and    has     a     relatively     small     shooting     distance     capacity     (up     to     25    metres    
only),     high-powered    bows     (such    as     crossbows)     are    prohibited     from    use    within     the    
club.    The    club    promotes     itself    as    being    safe,    accessible,    affordable,    modern,     family    
friendly    and    inclusive    for    all.        
Competitions    &    Events    
In     2019     the     board     approved     a     proposal     from     the     CEO     to     establish     an     annual    
tournament    in    the    memory    of    Bill    Taylor.    The    winner    of    the    annual    event    was    to    be    
awarded    the    Taylor    Trophy.    This    resonated    very    well    with    the    initial    club    members    
who     knew     Bill     and     understood     his     passion     for     the     sport     and     his     community     role    
helping     the     disadvantaged.     The     event     has     attracted     a     great     deal     of     interest     from    
members,     especially     due     to     the     use     of     both     18m     and     25m     targets     as     part     of     the    
event.    This    event    has    been    a    good    annual    source    of    revenue    for    the    club    and    a    great    
annual    event    that    
ings    the    community    together.        
The    club    is    made    up    of    members.    Members    are    individuals    who    have    chosen    to    join    
the    archery    club    for    many    reasons.    Some    join    because    they    are    intrigued    by    archery    
and    see    it    as    a    fun    thing    to    do,    some    join    because    it    is    local    and    accessible,    some    join    
to    compete     in    tournaments,    some    join    because    they    want    to     learn    how    to    hunt    or    
fish    with    a    bow    and    a
ow,    some    join    because    it    provides    a    community    and    point    of    
engagement    with     others,     some     join     because     they    want     to     give     back     to     their     local    
community     in     some    way.    Regardless    of     the     reasons     for     joining     the     club,    members    
want    a    successful    club    that    caters    for    as    many    people    as    possible    that    continues    to    
grow    and    build    a    strong    reputation    as    a    safe,    friendly    and    accepting    environment    for    
On    the    whole,    members    want    to    be    actively    involved    in    club    life    and    understand    that    
volunteering     their     time     to     support     the     club     wherever     possible     is     a     way     they     can    
contribute     and     support     the     CEO     and     the     board     in     their     overall     management     and    
direction    of    the    club.        
Appendix    I    
Inaugural    (and    cu
ent)    Board    Members    (including    their    
ief    introductions)    
• Bob    Smith    (CEO)    
Bob     has     been     an     archer     for     more     than     30     years     and    
ings     a     wealth     of    
enthusiasm    and    archery    knowledge    to    the    business.    He    was    frustrated    by    the    
application    of    extreme    rules    and    regulations    imposed    by    other    archery    clubs,    
which    he    deemed    as    being    unnecessary    and     far    beyond     the     scope    of    what    
was     required.     As     such,     he    
ought     together     a     group     of     like-minded    
individuals    to    start    AFA    (Gary    Jones    in    particular).    Whilst    Bob    has    never    been    
a    senior    manager    or    board    member,    he    is    a    qualified    car    mechanic    who    has    
worked    building    and    repairing    vehicles     for     large    organisations     for    nearly    30    
years,    so    he    knows    how    to    get    things    done!.    Bob    took    an    unexpected    early    
etirement    from    his    role    as    a    mechanic    prior    to    starting    his    role    with    AFA.    
• Gary    Jones    (chairman)    
Gary    has    been    engaged    in    the    sport    of    archery    for    the    past    10    years    having    
spent     time     at     several     different     clubs     over     that     time.     As     such,     he     has     seen    
many    different    ways    of    doing    things    in    the    archery    business    area    and    knows    
how     to     improve     through    AFA.    Gary    has     spent    many    years    working    on     local    
council    projects    as    a    contractor    in    the    landscaping    area,    so    he    has    many    local    
connections     who     he     feels     can     help     him     build     AFA.     Gary     operated     his    
landscaping    business    using    apprentices    and    sub-contractors     for    many    years    
so    knows    how    to    manage    people.    Gary    closed    his    landscaping    business    a    few    
years    ago    and     then    met    Bob    Smith    at     the     last    archery    club     they    were    both    
members    of,    and    together    they    created    AFA.    
• Phil    Thompson    
Phil     is    a    close     friend    of    Bob    Smith’s    son    and     is    a     relatively    new    archer    so     is    
unable    to    
ing    long-standing    archery    knowledge    to    AFA.    However,    as    a    new    
young    enthusiastic    archer,    he    
ings    energy    and    passion    to    the    board    of    AFA    
and    wants    to    help    AFA    become    a    modern    place    for    young    people    to     ‘hang-
out’.     Phil     is     cu
ently     studying     a     life     sciences     degree     at     university     as     he    
wishes     to     build     a     career     in     wildlife/environmental     management     and    
conservation.    He    is    a    vocal,    outspoken    individual    who    is    a    passionate    animal    
welfare    advocate,    which    is    his    motivation    for    his    career    path.        
• Roger    Marshall    
Roger     is     a     high     school     biology     teacher     (who    used     to     teach     Phil     Thompson,    
and    Bob    Smith’s     son)    who    has    been    active    as    an    adult    archer     for    nearly    20    
years.     Roger     has     found     that     a     teaching     career    works    well    with     his     archery    
passion    as    he    has    plenty    of    holidays    and    finishes    work    each    day    by    4pm.    This    
allows    him    quality     time     to     spend     at     the     club    on     a     regular     basis.     Roger     has    
spent     his     time     at     outdoor     archery     ranges     in     the    past     and     is     new     to     indoor    
shooting    but    has    a    great    deal    of    excitement    around     the    new    club.    He     feels    
AFA     is    a    much-needed    business     for     the     local    area    as     there    are    cu
ently    no    
other    ranges    nea
y.    He    requested    to    join    the    board    on    the    basis    that    he    was    
close    to    the    range,    had    plenty    of    time    to    contribute,    had    a    role    in    education    
where    he    could    potentially     influence    young    people     to     join     the    club,    and    he    
knew    Bob    and    Phil    well.    
• Andrew    Williams    
Andrew     has     a     casual     interest     in     archery     and     owns     and     operates     a     small    
usiness    located    within    the    same    warehouse    as    the    archery    club    (refer    to    Lot    
3     on     the     club     location     page).     Whilst     not     actively     engaged     in     the     sport,    
Andrew     has     personal     connections     that     could     benefit     the     club.     He     has     a    
shared    connection    with    Gary     Jones     through    a    previous     short-lived    business    
venture    and    it    was    through    Gary’s    connection    with    Andrew    that    the    archery    
club    was    able    to    secure    the    warehouse    space.    Andrew    was    able    to    secure    a    
good    rental    outcome    for    the    club,    as    he    is    already    a    long-term    tenant    in    the    
uilding    and    is    well    connected    to    the    owners.        
Appendix    II    
Committee    reports        
Meetings    are    held    monthly    on    a    Wednesday    evening    from    7pm    at    the    club    between    
uary    and    November    inclusive    
Board    member     Meetings    held    in    2022     Meetings    attended    in    2022    
Gary    Jones    (Chairman)     9     6    
Bob    Smith    (CEO)     9     7    
Phil    Thomson     9     9    
Roger    Marshall     9     5    
Andrew    Williams     9     6    
Appendix    III    
Board    meeting    minutes    from    2022        
AFA    Board    meeting    agenda/minutes    
Feb    2022    
Members:     Gary    Jones    (Chairman)    
          Bob    Smith    (CEO)    
          Phil    Thomson    
          Roger    Marshall    
          Andrew    Williams    
Apologies     Roger    Marshall        
1. Chair’s    report    and    apologies    
2. Approval    of    previous    minutes    and    follow    up    of    action    items    
3. CEO    report    
4. Other    Business    
1. Chair’s    report    
a. Roger    was    an    apology    as    he    was    busy    preparing    to    go    on    a    school    field    trip    
over    the    coming    weekend.    
. The    Chair    welcomed    board    members    back    from    the    long    
eak    since    the    Nov    
2021    meeting    and    hoped    that    they    all    made    the    most    of    the    nice    weather    
and    the    summer    holidays.        He    highlighted    the    strong    financial    position    of    the    
usiness    throughout    2021    and    indicated    that    he    expected    that    to    continue    
through    2022.    He    commented    that    he    expects    no    further    legal    challenges    to    
the    club    in    2022    after    the    successful    resolution    of    issues    
ought    against    the    
club    in    2021.    He    also    noted    that    whilst    there    was    a    decline    in    some    revenue    
streams,    the    CEO    had    done    an    amazing    job    running    the    business    successfully    
through    2021.    The    board    commended    Bob    for    his    efforts    as    CEO.        
2. The    minutes    of    the    previous    meeting    were    approved    noting    that    no    action    items    
were    to    be    followed    up    from    that    meeting    
3. CEO    Report    
a. The    CEO    thanked    the    board    for    their    commendation    but    also    raised    the    issue    
of    time    commitment    with    respect    to    his    remuneration.    He    proposed    that    his    
salary    be    increased    by    20%    to    allow    him    to    work    the    equivalent    of    3    full    days    
each    week    instead    of    2.    Given    the    strong    financial    position    of    the    business,    
this    proposal    would    be    in    line    with    expectations    of    the    club.        
i. The    board    agreed    and    approved    the    salary    and    time    commitment    
. The    CEO    provided    a    
ief    ve
al    report    covering    the    period    since    the    last    
meeting    (Nov    2021).    He    noted    the    following    in    his    report:    
i. Membership    was    still    strong    and    that    continued    growth    was    to    be    
expected    in    2022    
a. Phil    asked    how    Bob    was    keeping    records    of    members    and    
was    there    a    process    for    deleting    members    when    they    were    
no    longer    financial    members.    He    raised    concerns    that    the    
membership    numbers    may    be    inflated    if    the    system    was    not    
kept    up    to    date    and    this    would    make    the    numbers    look    
etter    than    reality.    The    CEO    advised    that    member    data    was    
kept    using    an    Excel    spreadsheet    and    updated    on    a    monthly    
ii. The    shooting    range    and    facilities    were    all    being    maintained    in    an    
excellent    state    and    that    all    archers    seemed    very    happy    with    the    club    
and    were    looking    forward    to    an    exciting    2022    
a. Phil    asked    what    feedback    mechanisms    Bob    had    put    in    place    
to    allow    members    to    let    their    voices    be    heard    and    also    
aised    some    concerns    over    the    decline    in    junior    archers    over    
the    past    year.    
iii. Over    the    summer    months    he    had    heard    comments    from    members    
that    the    CEO    should    have    modern    archery    equipment    to    set    the    
standard    for    others    to    follow.    He    proposed    that    the    club    should    
purchase    new    equipment    specifically    for    him    to    use    as    part    of    his    
training    and    recruiting    activities    
a. Phil    questioned    the    basis    for    this    request    and    wanted    to    see    
the    feedback    evidence    supporting    this    request    from    the    CEO.    
. The    board    agreed    and    approved    his    proposal    but    wanted    
the    CEO    to    provide    such    evidence    at    the    next    meeting        
iv. The    café    was    still    working    well    although    he    was    finding    it    a    bit    
difficult    getting    volunteers    to    schedule    on    days    when    AFA    was    
expected    to    look    after    it.        
4. Other    business    
a. Next    meeting    to    be    held    on    Wednesday    evening    mid-March    at    the    same    
place    and    time    as    usual            
AFA    Board    meeting    agenda/minutes        
March    2022    
Members:     Gary    Jones    (Chairman)    
          Bob    Smith    (CEO)             
          Phil    Thomson    
          Roger    Marshall    
          Andrew    Williams    
Apologies     Gary    Jones        
          Andrew    Williams        
1. Chair’s    report    and    apologies    
2. Approval    of    previous    minutes    and    follow    up    of    action    items    
3. CEO    report    
4. Other    Business    
a. Chair’s    report    
a. The    acting    Chair    (Bob)    noted    the    apologies    from    both    Gary    and    Andrew    who    
were    still    away    on    their    Labour    Day    duck    shooting    club    long    weekend.        
. The    acting    Chair    noted    that    Gary    had    not    provided    a    written    report    for    the    
meeting    as    there    was    nothing    of    significance    to    report    since    the    last    meeting    
. The    minutes    of    the    previous    meeting    were    approved    noting    no    action    items    were    to    
e    followed    up    in    addition    to    what    was    included    in    the    CEO    report.    
c. CEO    Report    
a. The    CEO    provided    a    
ief    ve
al    report    covering    the    period    since    the    last    
meeting    (Feb    2022).    He    noted    the    following    in    his    report:    
i. He    noted    that    it    was    surprising    to    see    that    there    had    been    a    slow    
uptake    of    excursion    activities    this    year    compared    to    2021,    and    
suggested    that    this    may    be    due    to    insufficient    marketing    to    the    local    
a. Phil    asked    whether    he    had    any    evidence    to    support    this    and    
whether    previous    users    of    the    program    had    been    contacted    
for    feedback.    The    CEO    advised    that    he    believes    more    
marketing    activities    are    needed    and    that    previous    activities    
had    gone    well    
ii. He    noted    that    there    seemed    to    be    fewer    members    around    the    club    
during    the    week    than    in    previous    years.    He    added    that    he    felt    this    
was    most    likely    due    to    increasing    work    commitments    of    members.    
a. Phil    again    raised    the    concern    about    feedback    mechanisms    
and    the    CEO    advised    that    his    views    were    based    on    the    
conversations    he    had    had    with    some    members        
iii. He    advised    the    board    that    due    to    a    lack    of    volunteers    prepared    to    
help    run    the    club,    the    opening    hours    had    been    reduced    to    Tuesday,    
Thursday,    Saturday    and    Sunday    from    1-6pm        
a. The    board    requested    that    Bob    develop    a    plan    to    enhance    
the    marketing    effort    and    develop    strategies    to    
members    back    in    during    the    week    in    particular    when    it    was    
iv. He    advised    the    board    that    he    had    been    notified    by    the    landlord    that    
a    rental    review    was    scheduled    this    month    with    a    likely    outcome    that    
the    rent    may    increase    by    10%    on    2022    figures    
a. The    board    refe
ed    this    notice    to    Andrew    to    follow    up    and    
provide    clarity    for    the    next    meeting    confirming    that    this    
was    not    going    to    be    the    case    
v. He    advised    the    board    that    he    had    purchased    his    new    archery    
equipment    and    that    members    had    already    made    comments    about    
the    CEO    presenting    a    strong    modern    presence    on    the    shooting    line.    
He    suggested    other    board    members    do    the    same    before    they    next    
go    to    the    club.    
a. Phil    followed    up    on    his    request    at    the    previous    meeting    
egarding    member    feedback    on    this    matter.    The    CEO    
implied    that    he    had    been    too    busy    to    focus    on    that    but    
would    do    so    prior    to    the    next    meeting    
vi. He    noted    to    the    board    that    he    had    received    some    emails    from    
members    requesting    the    installation    of    a    small    archery    shop    within    
the    club    and    that    he    was    looking    in    to    the    feasibility    of    such    a    
a. Roger    asked    if    the    CEO    would    provide    the    board    with    a    
detailed    business    plan    and    feasibility    report    in    the    coming    
months    as    this    is    what    he    was    used    to    seeing    in    his    school    
environment.    The    CEO    confirmed    this    would    be    
d. Other    business    
i. Preparations    were    underway    for    the    Taylor    Trophy    and    a    call    had    
gone    out    to    members    seeking    their    availability    to    contribute    to    the    
unning    of    the    tournament    later    in    the    year    
ii. Phil    put    forward    a    motion    to    block    animal    hunters    from    becoming    
members    of    the    club,    including    members    of    the    board    who    should    
step    down    as    this    was    damaging    the    
and.    He    proposed    that    this    
was    the    reason    why    so    many    schools    were    not    engaging    with    
excursions    anymore.        
a. The    CEO    requested    Phil    to    provide    evidence    of    such    at    the    
next    board    meeting    so    an    informed    discussion    could    take    
. Noting    Phil’s    concerns,    the    board    by    majority    vote    agreed    
to    dismiss    Phil’s    motion    until    such    evidence    was    presented    
to    them.        
iii. Phil    raised    concerns    about    the    presence    of    an    ambulance    at    the    
club    a    couple    of    weeks    ago.    A    friend    who    works    across    the    road    
asked    him    what    had    happened.    Phil    was    unaware    of    any    incident        
a. The    CEO    advised    that    one    of    the    members    with    a    known    
pre-existing    health    issue    collapsed    at    the    club    whilst    
shooting.    Friends    of    the    individual    have    since    advised    the    
CEO    that    the    individual    is    ok.            
. Phil    questioned    as    to    why    this    incident    was    not    reported    
to    the    board.    The    CEO    said    it    was    an    issue    for    
management    to    deal    with    and    he    has    done    that    very    
effectively    and    efficiently    
AFA    Board    meeting    agenda/minutes        
April    2022    
Members:     Gary    Jones    (Chairman)    
          Bob    Smith    (CEO)        
          Phil    Thomson    
          Roger    Marshall    
          Andrew    Williams    
Apologies     Roger    Marshall        
          Bob    Smith    (CEO)    
1. Chair’s    report    and    apologies    
2. Approval    of    previous    minutes    and    follow    up    of    action    items    
3. CEO    report    (not    provided    as    CEO    is    an    apology)    
4. Other    Business    
2. Chair’s    report    
a. Gary    noted     the    apologies     received     from    Bob    and    Roger     for     the    meeting    as    
they    were    attending    a     school    Easter     festival     that    had    been     running     for     the    
3. Approval    of    minutes    &    follow    up    of    action    items    
a. The    minutes    of    the    previous    meeting    were    approved    
. Gary    noted     that     in     the     last    meeting     the    CEO    had    been    asked     to    work    on    a    
new    strategy    to    
ing    members    in    to    the    club    during    the    week    and    to    look    at    
ways     to     increase    
and    awareness.    He    advised     the    board     that    he     spoke     to    
Bob     over     the     weekend     and     Bob     advised     him     that     this     had     not     been    
progressed     at     this     stage,     but     he     was     working     on     something     to     hopefully    
ing     to     the    board     in     the     coming    months.    Gary     advised     the    board     that     his    
advice     to     Bob     was     that     there     was     no     urgency     and     that     it     should     be     a    
carefully    considered    plan,    which    might    take    some    time.        
c. The    Chair    refe
ed    the    follow    up    item    regarding    the    rental    matter    to    Andrew    
for     comment.     The     Chair     reminded     the     board     that     this     was     an     unexpected    
item    raised    by    the    CEO    in    the    last    meeting    and    he    was    disappointed    that    this    
hadn’t     been     dealt     with     and     that     the     board     had     no     knowledge     of     such     a    
ental    increase.    Andrew    advised    that    he    only    heard    about    this    in    recent    days    
and    had    not    had    a    chance    to    discuss    this    with    his    in-laws.    He    advised    that    he    
would     follow     up     and     negotiate     something     in     the     coming    week     and     inform    
the    board    of    the    outcome.        
4. CEO    report    
a. The     Chair     provided     a     ve
al     update     on     behalf     of     the     CEO     based     on    
discussions    held    over    the    weekend.        
i. The     CEO     advised     that     volunteers     for     the     Taylor     Trophy     were     still    
difficult    to    find    so    there    might    be    delays    in    running    the    Trophy    this    
ii. The    CEO    advised    that    he    had    made    good    progress    on    the    feasibility    
study    for    the    introduction    of    an    archery    shop    at    the    club            
iii. The    CEO    reminded    board    members     to    purchase    their    new    archery    
equipment    so    they    could    use    it    in    the    Taylor    Trophy        
iv. The     reduced    opening    hours    were    positive    and     that     the    CEO     could    
now    spend    more    time    focusing    on    the    club    administration    
v. Excursions    from    school    groups    continues    to    be    very    slow    but    this    is    
expected     to     rise     as     the     winter     months     start     and     schools     will     be    
looking    for    indoor    opportunities    for    their    student    groups        
5. Other    business    
a. Andrew     raised     the     issue     that     the     managers     of     the     café     had     made     a    
complaint     to     the    building     landlord    about     the    high     volume    of     archers     using    
the     café     but     with     little     support     for     volunteers     to     work     at     the     café.     The    
complaint     threatened     that     if     volunteers     could    not     be    provided    by     the     club,    
they    would     no     longer     receive     the     discounts     for     food     and     beverages     or     the    
income    share    from    the    café.        
i. The    board     refe
ed     this     to     the    CEO     to    address    and     to    provide     the    
oard    with     a     timely     response.     The     board     also     requested     that     the    
CEO    prepare    a    formal    response    to    the    café    management    outlining    
the    clubs    position    
ii. Phil     questioned     what     ‘high     volume     of     archers’     implied.     Had     this    
increased    in    recent    weeks/months?    The    CEO    had    previously    raised    
concerns    about    lower    attendance    at    the    club        
AFA    Board    meeting    agenda/minutes        
May    2022    
Members:     Gary    Jones    (Chairman)    
          Bob    Smith    (CEO)        
          Phil    Thomson    
          Roger    Marshall    
          Andrew    Williams    
Apologies     Gary    Jones    (Chairman)    
          Andrew    Williams                   
1. Chair’s    report    and    apologies    
2. Approval    of    previous    minutes    and    follow    up    of    action    items    
3. CEO    report        
4. Other    Business    
1. Chair’s    report    
a. The     Chair     and     Andrew     were     apologies     for     this     meeting     as     they     had     both    
een     considered     close     contacts     to     a     confirmed    COVID-19     case    and    were     in    
isolation.     Neither     were     showing     COVID-19     symptoms     and     were     in     good    
health    but    were    following    health    advice    and    isolating.            
. The    Chair    provided    a    
ief    email    to    the    CEO    for    presentation    to    the    board    at    
the    meeting.        
c. The     Chair     advised     that     Andrew     had     met     with     the     landlord     since     the     last    
meeting    as    requested    and    had    negotiated    a    good    deal    regarding    the    rent    for    
the     club.     The     key     points     of     the     proposal     are     provided     based     on     Andrew’s    
email     (refer     to     2.b.     below).     The     board     was     being     asked     to     approve     the    
proposal    on    the    basis    that    it    represented    a    good    saving    to    club    to    offset    the    
ental    increase    and    had    Gary’s    support.    
d. The     Chair     informed     the     CEO     that     he     had     heard     rumours     that     plans     were    
eing    developed     to    establish    another    archery    club    2km    from    AFA.    The    CEO    
eassured     the     Chair     that     AFA     had     a     strong    member     base     and     represented    
the     community     very    well,     so     the     risk     of     losing     archers     to     a     rival     club    were    
2. Approval    of    minutes    &    follow    up    of    action    items    
a. The    minutes    of    the    previous    meeting    were    approved.    
. In     response     to     the     rental     matter,     Andrew     and     the     landlord     had     met     to    
discuss     a     potential     revision     to     the     lease     agreement.     Andrew    had     proposed    
that     to     offset     the     rental     costs     for     the     club     that     the     back     end     of     the     range    
would    be    removed    from    the    club    and    allocated    to    lot    3    in    the    warehouse.    Lot    
3    would    then    have    increased    space    and    ca
y    a    higher    rental    burden    and    the    
club    would    pay    less    rent.        This    would    decrease    the    range    size    by    approx.    15%    
so    there    would    be    a    net    benefit    to    the    club    of    a    5%    rental    reduction    instead    
of    the    proposed    10%    increase.        
i. The    board    agreed    to    consider    this    option    and    requested    Andrew    
to     negotiate     with     the     landlord     to     allow     them     more     time     to    
consider    the    proposal.        
3. CEO    report    
a. The     CEO     advised     that     plans     to     develop     the     archery     shop    were     progressing    
well    and    that    the    club    would    be    in    a    position    to    establish    that    in    the    coming    
months    which    would    add    value     to     the    members    experience    and    be    up    and    
unning    in    time    for    the    Taylor    Trophy    when    many    archers    would    make    use    of    
. The     CEO     advised     that     he     had     received     a     request     from     a     new     school     to    
undertake    an    excursion    to    the    club     later    this    month.    The    school    was    a    new    
special    school    for    students    with    a    disability    that    was    recently    opened    in    the    
area     and     they     were     interested     in     looking     locally     for     activities     for     their    
students.    The    CEO    advised    the    school    that    the    club    was    well    established    and    
could     cater     for     their     students     with     special     needs.     As     he     had     previously    
mentioned,     as    winter    months     a
ive     he     expected     excursions     to     increase     so    
this    was    a    good    sign.    
c. The    CEO    added     that    he    was     yet     to     finalise    his     formal     response     to     the     café    
management     team     regarding     their     staffing     concerns     as     he     had     been     busy    
with    daily    operations    at    the    club    and    with    preparing    matters    for    the    shop.    
d. The    
Answered 6 days After Apr 25, 2023


Ayan answered on Apr 29 2023
19 Votes
Table of contents
Discussion 1    3
Discussion 2    4
Discussion 3    5
Discussion 1
A board of directors must be able to make educated choices in order to be effective, which calls for quick access to reliable information. The agenda and minutes from board meetings are two of the most important tools for making sure that boards get the information they require. It is clear in the instance of AFA that the board's present meeting agendas and minutes are insufficient to execute its duties. The board should take a number of actions to resolve this problem. It should first evaluate and amend its meeting protocols to make sure they are more thorough and precise. The agendas for board meetings should include a concise summary of the subjects to be covered as well as any background material required to comprehend them. The agendas should also specify the precise choices that will be taken at the meeting and the standards that will be applied in making those decisions.
Similar to that, the minutes of the board meeting should include a thorough account of the talks and decisions that were taken there. Each decision's justification, along with any objections or concerns that were voiced, should be included in this record. The minutes will guarantee that board members who were not there can understand what happened and participate more productively to future meetings by giving a thorough record of the meeting. Making ensuring that every board member is well-prepared is a crucial action the board may take to enhance the success of its sessions. To do this, meeting materials should be made available in advance so that participants have enough time to evaluate them before the meeting. These documents ought to provide background information on the subjects being discussed as well as any accessible evidence or analysis that supports it. The board may encourage better informed debates and decisions by ensuring that all members are prepared (Braun, 2021). Last but not least, the board should think about spending money on board management software or other modern technologies that can speed up the meeting process. The dissemination of meeting materials, as well as the creation and dissemination of meeting agendas and minutes can be facilitated by these technologies. Furthermore, they can offer board members a safe and convenient platform for information sharing and interfacing with one another in between meetings. The board can increase its efficacy and efficiency and more effectively ca
y out its duties by utilizing technology.
In conclusion, the agendas and minutes of board meetings are essential instruments for ensuring that the board can ca
y out its responsibilities. It is clear from the AFA instance that the agendas and minutes were inadequate, which may be a major ba
ier to efficient governance. The board should think about evaluating and rewriting its meeting protocols to make sure they are more thorough and detailed, distributing documents beforehand, and utilizing board management software or other technological solutions to address this problem. By doing these things, the board can more successfully ca
y out its duties and encourage informed conversations and decisions.
    The need of having comprehensive meeting procedures, agendas, and minutes for board meetings is emphasised here. This is consistent with the good governance concepts established in several governance codes, including the UK Corporate Governance Code and the International Olympic Committee's concepts of Good Governance and Code of Best Practise (Addink, 2019). These guidelines place a strong emphasis on the value of good communication, accountability, and openness in board decision-making. The debate also discusses using technology to increase the efficacy and efficiency of the board. This is consistent with the idea of "digital governance," which emphasises the application of technology to boost stakeholder involvement, increase transparency, and improve governance procedures. Digital governance is demonstrated through the adoption of board management software, which may simplify meeting procedures and provide board members quick access to pertinent data (Buallay, 2019).
Discussion 2
An inclusive and accessible activity for...

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