Great Deal! Get Instant $10 FREE in Account on First Order + 10% Cashback on Every Order Order Now

Problem Analysis Task: · Students will work through the required scenario (similar to the practice scenario undertaken in class during week 2) · As students make decisions within the scenario they...

1 answer below »
Problem Analysis
Task:
· Students will work through the required scenario (similar to the practice scenario undertaken in class during week 2)
· As students make decisions within the scenario they will document the decision making process that they undertake and justify the choices made.
· Students will write a reflection on the decisions made and the outcomes achieved with continual reference to the theories studied in previous weeks.
· Note that any theory studied as part of this course prior to the assessment due date may be included in the reflection. The scenario is not specific to one particular topic.
Grading criteria
    Referencing Technique
The student has co
ectly used the Harvard (UniSA) referencing method as per the assignment requirements
    Depth of Research
The student has used a minimum of 3 references - higher marks are awarded for additional references above the minimum and relevance to the task. Academic references are prefe
ed however web based references are also acceptable.
    Decision Making Reflection
The student has shown an in depth reflection in their own decision making process, reflecting on the impact of their own decision style and personality.
The reflection must include reference to literature of decision style and personality.
The reflection may include a discussion of the type of problem being analysed
    Language
The student has used co
ect English grammar, spelling and punctuation
    Task Completion
The student has followed all requirements as described in the Course Outline and the Learnonline page
    Overall comment
Format:
· Students will submit a 500-word reflection on the outcome of the problem analysis activity.
· The submission should be submitted in a Word Document format.
· You must include at least 3 references from academic journals however more references incorporated appropriately into the reflection will lead to a better grade for this assessment piece.

Microsoft Word - Case_Study.docx
Case Study: Industrial Building Management 
 
The Growth of Industrial Building Management 
Industrial Building Management first began as a husband and wife run business in the late 1980’s by 
David and Sally Olsen. David was the site manager managing numerous large building projects his 
company acquired whilst Sally was the company’s financial manager in charge of payments to 
suppliers, employees and contractors. A workplace accident in the early 1990’s with several layers of 
scaffolding becoming unstable and collapsing saw David sustain serious injuries and receive a large 
Work Cover payment upon which he retired and no longer wanted anything to do with the company 
due to injuries from the building site, leaving his wife still the finance manager but having to hire a 
new site manager and several other staff due to the increase in projects being won by the company. 
The aim of Industrial Building Management is to build and develop sustainable buildings integrating 
green building initiatives into the mainstream design, construction and operation of the buildings. 
Sally hired family friend and fellow construction manager Archer Wilson to replace her husband 
David in his position. Archer had managed several large American building projects for large 
companies primarily in The United Kingdom and Germany but lacks experience with green building 
initiatives having only used the materials in a few projects and never having developed or 
constructed any sustainable buildings. His lack of experience in this area wo
ied Sally which lead her 
to hire Aaron Wilks in the role of Environmental Materials Advisor whose role was directly to assist 
Archer with the green initiatives role of his job as well as advise the decision makers within the 
organisation about the best ways to apply the initiatives, purchasing of environmentally friendly 
materials and generally assist Archer within his role in regards to environmental materials and 
decisions regarding the materials. Aaron has had several years experience in developing green 
uildings and the purchasing of materials for these buildings he graduated from the University of 
Queensland with a Bachelor of Environmental Protection and Management and while working in the 
industry completed a Masters of Business Administration.  
By 1999 Industrial Building Management had grown from its original base of 30 people (including 
uilding contractors) to a staff of 150 (mainly building contractors) which were based on various 
uilding locations around the state with 3 site managers and 1 state manager reporting to the 
central office by telephone, email and video conferencing services. 
The Growth of Computing at Industrial Building Management 
Both Archer and Sally were aware that managing numerous large scale projects meant their need for 
well run and maintained computing facilities to maintain a competitive advantage in the highly 
competitive green building industry. Both agreed that in order to keep and maintain their 
competitive advantage within the industry they would need to invest in the latest high‐tech 
computers and hardware in order to keep this status and continue to maintain building as their core 
usiness. 
The computing facilities at Industrial Building Management in the late 1980’s reflected their aim to 
acquire high end technology to remain competitive with David and Sally having their own laptop and 
desktop machines, an off the shelf server which managed file sharing between computers and a tape 
drive to backup modified files. These computers are used by staff in conjunction with both landline 
and mobile phones to contact staff on various building sites. Communication to the Internet is 
achieved through a 1200bps modem on the network connecting all computers with the Internet. 
Sally assists were she can with the managing of the network and technical support as the network 
has been setup by an external contractor as a one off job. 
In the late 1990’s when the organisation rapidly increased its employment numbers Industrial 
Building Management invested in 20 Dell Latitude 9000 laptop computers with an external monitor 
for staff members who worked in the offices of Industrial Building Management and site managers 
who travelled from site to site. At the same time new software was being installed across all of the 
companies machines to better keep track of project expenses, the software used by all site 
managers and the accounting/finance team. The roll out and installation of the software was going 
to take approximately four months to install and customise. The server was upgraded to a Dell 
Optipex 22000 which would automatically backup files stored on the network each night. Dial‐up 
services used within the organisation were upgraded to 1.5mbps ADSL modem which was attached 
to the network to cope with the large amount of traffic. CISCO IP phones were also implemented on 
the network allowing staff to make phone calls ‘over the internet’ reducing the costs of using 
landlines. 
The server, laptops and telecommunications facilities were maintained by a single staff member 
Brendan O’Mally who is completing a Computer Science Degree at RMIT. The previous use of 
external maintenance (when required) proved very expensive for the organisation and resulted in 
considerable down time and further costs associated with the time spent on site by contractors who 
were not familiar with the system therefore Industrial Building Management decided it would be 
cheaper in the long term to hire someone part time to manage the systems at their main office. This 
turned out to be a more time consuming job than expected for Brendan who had staff from the 
office calling him on his days off when he was at University about general desktop support issues, 
personal computer enquiries and wanting assistance with the recently installed software packages 
as they had received no training and Brendan was the only IT support staff member for the 
organisation.  
Since the implementation of the new software ‘Trackit’ installed for keeping track of project 
expenses and the lack of support and training associated with the implementation, employees were 
not using the software. Individual site managers were creating their own end user applications for 
keeping track of expenses and storing them on privately owned USB and removable hard drives 
ecause they were not familiar with the software and had received no training. Each site manager 
had their own way of keeping track of expenses that did not involve using ‘Trackit’. This meant that 
y using their own hardware on the network opened the network up to possible viruses and Trojans 
eing copied from computer to computer and the financial information the site managers were 
entering in their end user applications was not being backed up. 
 
Gregory Jones (Site Manager) would not use ‘Trackit’ due to the lack of training he had received 
which was the general consensus with all of the site managers including Archer the state manager 
who didn’t believe his team should have to use software they were unfamiliar with. Gregory created 
a spreadsheet to keep track of all the payments for materials and other purchase for the building 
site which he kept on a personal USB that he ca
ied around. The spread allowed him to create the 
flexibility he wanted in entering and managing data which created ease of use and clarity for him 
when refe
ing to it. While Charles Mo
iss another site manager prefers to use a database that he 
uild to manage the sites finances as he build it in an application he is very familiar and has had a lot 
of experience with and then enter the numbers where he believes they need to go within ‘Trackit’. 
The final site manager Madeline Roberts refuses to use the software not only because there has 
een no training offered to employees but because she was not consulted over the selection and 
implementation of the software within Industrial Building Management. Therefore she has also 
developed her own end user application to manager her sites finances with. 
A few months after the implementation of ‘Trackit’ Sally and her second in charge Bella Murphy 
audits the software in order to account for the total income and expenditure of Industrial Building 
Management for the previous three months. While looking through the auditing software Sally and 
Bella see big gaps in the information that has been entered and wonder why. Bella wonders if it is 
due to the lack of training provided to site managers on using the software but doesn’t want to 
suggest this to Sally as she was firm when the software was first implemented that if site managers 
could manage a building site using ‘Trackit’ would be easy for them and would not require them to 
have any training. Instead Bella suggests organising a meeting with the site managers and state 
manager while Sally would rather call them and tell them they need to use the software, Bella talks 
Sally around and organises a meeting with the site managers to find out why they are not using the 
software. 
Sally and Bella met with Archer, Gregory, Charles and Madeline in order to determine why they were 
not using the newly implemented and highly rated ‘Trackit’ system. Archer on behalf of the site 
managers explained to Sally that they had received no training on how to use the new system did 
not want to take time out of their extremely busy schedules playing around with the software when 
they had not received training and may not be performing tasks co
ectly that they would later have 
to go back and re‐do. Sally explained to the group that she assumed they would have had previous 
experience with systems similar to the ‘Trackit’ implementation therefore assuming it would be easy 
for them to use and the organisation would not need to provide training to the site managers. 
The Future of Industrial Building Management 
Training was organised by the finance team for site managers in order to learn how to use and apply 
‘Trackit’ to their daily activities and accounting which was spread over two months at times a
anged 
y the teams around projects. As a result of this Industrial Building Managements book auditing 
went smoothly with records of each sites purchased and received goods which made accounting for 
finances simpler for the finance team.  Brenden O’Mally resigned from the company due to being 
constantly bombarded by Industrial Building Management employees for technical support on his 
days off and regarding issues he was not hired to support or resolve. As a result of this the company 
hired recent TAFE graduate Ben Simmonds full time for network architecture, server and technical 
support for employees. Since his a
ival the Industrial Building Management employees have been a 
lot happier using new technologies in their role as they have someone to assist them if needed. 
Now that all of the site managers are using ‘Trackit’ the organisation has saved a significant amount 
of time and money auditing books and finances and can now put the resources into applying for and 
winning new contracts. Industrial Building Management won several multimillion dollar contracts in 
the following years allowing the company to expand into numerous other sites around not only the 
state but the country. 
Industrial Building Management Team: Member Profiles 
 
David Olsen (Retired) is the co‐owner of Industrial Building Management with his wife Sally. He has 
un and managed numerous large building site and projects using sustainable building materials 
from around the world. He is a 
illiant manager and designer who is always willing to listen to 
colleagues about improvements that can be made and will take on board any reasonable ideas 
suggested. David is liked by everyone in the work place for his ability to give everyone a fair go and is 
known for his outgoing personality and supportiveness for members in his organisation. 
Sally Olsen is the financial manager and co‐owner of Industrial Building Management; she has a 
Bachelor of Accounting and Masters of Marking from the University of Sydney and believes her 
qualifications always mean she is right over anyone else that may have a different opinion. She tends 
to go into a situation without considering other people and their needs simply concerned with what 
is best for her and her interests at the time but is a caring person at heart; people simply find it hard 
to deal with her personality. Sally has little time for people who cannot pickup a concept 
immediately not taking into consideration those people who might need a little longer to 
understand the concept or idea. 
Archer Wilson is a close family friend of the Olsens who has managed several large American 
uilding projects for companies in the United Kingdom and Germany, he lacks experience with the 
application of green materials within the projects but makes up for it with enthusiasm and the 
willingness to learn about them from expert Aaron Wilks. Archer is a very well organised manager 
who believes listening to his team is an important part of his role therefore organised weekly team 
meetings with the site managers. He is always willing to take on confrontation in order to receive the 
esults he wants for his team and believes working together is better than working as an individual. 
Aaron Wilks was hired to directly to assist Archer with the green initiatives role of his job as well as 
advise the decision makers within the organisation about the best ways to apply the initiates, 
purchasing of environmentally friendly materials and generally assist Archer within his role in 
egards to environmental materials and decisions regarding the materials. Aaron has had several 
years experience in developing green buildings and the purchasing of materials for these buildings 
he graduated from the University of Queensland with a Bachelor of Environmental Protection and 
Management and while working in the industry completed a Masters of Business Administration. 
Aaron likes both discussing and applying green building initiatives and is always ready to answer any 
questions or assist in regards to these matters. He is someone who will not take a back seat when it 
comes to making decisions within his field of expertise and likes to spend time research the 
application of new innovative technologies. 
Brenden O’Mally is a hard working IT support officer for Industrial Building Management part time 
while completing a Computer Science Degree at RMIT. Due to his busy lifestyle and hectic study 
schedule he will only support the systems outlined in his job description rather than end users and 
their issues. He is constantly being called by employees on his days off asking for support not only 
egarding their work information technology issues but those affecting their personal computers as 
well. This has resulted in him becoming short tempered and a
upt with staff at Industrial Building 
Management as he is constantly being asked questions by them that are not in his job description 
leaving little time to concentrate on the work he is getting paid for. 
Gregory Jones is a site manager of one of the Industrial Building Management sites, he is very rigid 
and does not like or accept change lightly. He is an older man with a large amount of experience in 
the building industry and does not like technology in which he is not familiar with. Gregory likes his 
strict routine both in the work place and in life. He does not like suggestions from colleagues about 
how he should be managing his site or staff. 
Charles Mo
iss considers himself to be up to date with modern technology and software he is in his 
mid thirties and has worked in the construction industry since graduating from University with a 
Bachelor of Construction Management. His employees feel they can come to him with any issues 
they have as he provides them with good advice and is always happy to listen to any suggestions 
they have about the site, this make Charlies quite popular among his peers. Being relatively young 
he enjoys change and the challenges and benefits that it 
ings. 
Madeline Roberts is the only female site manager in the Industrial Building Management company, 
she is a mother of two who enjoys the challenges of working in the construction industry. Madeline 
dislikes change and will go out of her way to avoid it at all costs, she can be very stu
orn when not 
consulted of any change within her field or area and will take a long time to accept and adopt it 
which can cause problems with her colleagues and team and they feel the effects of such a strong 
personality. 
Bella Murphy is the second in charge within the finance/account team she is a very well rounded 
woman who enjoys being in touch with colleagues and understanding their needs and how they will 
esult in a more positive and efficient work place. She is very good at understanding organisations 
and determining the points at which they can improve to become more beneficial for everyone 
involved. Although Bella does not like to undermine her managers by putting forward her point of 
view and will often sit back in a situation and let others speak and put their opinions forward. 
Ben Simmonds is a recent TAFE graduate hired by Industrial Building Management he is a very 
outgoing young man and likes to assist employees with any technical problems they might be 
having. He is very patient with those employees who are not as tech‐savvy and have difficulty 
expressing their IT issues. Ben is quite happy to spend time back after work assisting staff with issues 
that he was unable to help with during the day due to the large amount of employees the Industrial 
Business Management has.
Answered Same Day Mar 20, 2020

Solution

Abr Writing answered on Mar 22 2020
145 Votes
DECISION MAKING AND PROBLEM ANALYSIS
Table of Content
Introduction    3
Reflection    3
Conclusion    4
Reference list    5
Introduction
The present study is a reflection on the case study of Industrial Building Management. It is an organisation that focuses on developing sustainable building in association to the green building material. The organisation experienced a change in the structure with the adoption of computer and other hardware for performing the business processes. However it was observed in an audit that even after Trackit software was installed in each computer it was difficult to maintain the records. Thus, the present study helped me to understanding the entire process of organisation change and determines the key issues related to the integration of new technologies within an organisation.
Reflection
I observed that in order to determine the effectiveness of a new strategy within an organisation Audit is required. It was clear to me from the present case study that Audit conducted in the organisation gave the managers an idea that the new software was not properly used by the employee's as a huge gap of information was revealed in the audit. Thus this case study...
SOLUTION.PDF

Answer To This Question Is Available To Download

Related Questions & Answers

More Questions »

Submit New Assignment

Copy and Paste Your Assignment Here