Whitepaper - Performance Management_final WE HELP YOU GROW. Achieving Nonprofit Missions Through Effective Performance Management A Nonprofit HR White Paper July 1, 2013 Alicia Schoshinski, Senior...

Whitepaper - Performance Management_final
    
 
WE    
 HELP    
 
YOU    
 GROW.    
 
    
 
    
 
Achieving    
 Nonprofit    
 Missions    
 Through    
 Effective    
 
Performance    
 Management    
 
A    
 Nonprofit    
 HR    
 White    
 Paper    
 

July    
 1,    
 2013    
 

Alicia    
 Schoshinski,    
 Senior    
 Human    
 Resources    
 Consultant,    
 Nonprofit    
 HR    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
Achieving    
 Nonprofit    
 Missions    
 Through    
 
Effective    
 Performance    
 Management    
 
A    
 Nonprofit    
 HR    
 White    
 Paper    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
Contents:    
 
    
 
    
 
    
 
Introduction    
     
      
      
      
      
      
      
      
      
  5    
 
Goals    
 of    
 Performance    
 Management    
 Programs    
     
      
      
      
  5    
 
Elements    
 of    
 an    
 Effective    
 Performance    
 Management    
 Program    
     
      
  5    
 
Importance    
 of    
 Effective    
 Feedback    
      
      
      
      
      
  7    
 
Dealing    
 with    
 Ineffective    
 Performance    
     
      
      
      
      
  8    
 
Final    
 Considerations    
     
      
      
      
      
      
      
  9    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
Achieving    
 Nonprofit    
 Missions    
 Through    
 
Effective    
 Performance    
 Management    
 
A    
 Nonprofit    
 HR    
 White    
 Paper    
 
    
 
    
 
Introduction    
 
If    
 your    
 organization    
 is    
 focused    
 on    
 driving    
 results    
 toward    
 the    
 accomplishment    
 of    
 your    
 mission,    
 
there    
 are    
 a    
 number    
 of    
 concepts    
 you    
 should    
 take    
 into    
 consideration    
 to    
 develop    
 or    
 improve    
 your    
 
performance    
 management    
 program.    
 
    
 
Key    
 Issue    
 
Nonprofits    
 are    
 faced    
 with    
 limited    
 resources,    
 including    
 people    
 resources,    
 and    
 therefore,    
 need    
 to    
 
more    
 effectively    
 manage    
 those    
 resources    
 in    
 order    
 to    
 achieve    
 their    
 mission.    
     
 
    
 
Key    
 Solution    
 
Organizations    
 must    
 consider    
 whether    
 their    
 cu
ent    
 performance    
 management    
 system    
 is    
 
effective    
 enough    
 to    
 help    
 achieve    
 their    
 mission.    
     
 Those    
 organizations    
 that    
 do    
 not    
 cu
ently    
 have    
 
such    
 a    
 system    
 need    
 to    
 determine    
 their    
 performance    
 philosophy    
 and    
 develop    
 a    
 system.    
 
    
 
Nonprofit    
 HR’s    
 Guidance    
 
If    
 your    
 organization    
 is    
 seeking    
 guidance    
 or    
 consultation    
 in    
 the    
 area    
 of    
 performance    
 
management,    
 please    
 contact    
 Dennis    
 Sawyers    
 at    
 Nonprofit    
 HR,    
 (202)    
 785-­‐2060    
 or    
 via    
 email    
 at    
 
XXXXXXXXXX.    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
    
 
Achieving    
 Nonprofit    
 Missions    
 Through    
 
Effective    
 Performance    
 Management    
 
A    
 Nonprofit    
 HR    
 White    
 Paper    
 
    
 
    
 
Introduction    
 
Most    
 managers    
 groan    
 when    
 they    
 are    
 told    
 they    
 must    
 complete    
 performance    
 reviews.    
     
 Often    
 
eviews    
 are    
 seen    
 as    
 one    
 more    
 thing    
 on    
 the    
 “to    
 do”    
 list    
 and    
 are    
 placed    
 at    
 a    
 lower    
 priority    
 than    
 
other    
 tasks    
 viewed    
 as    
 more    
 crucial    
 to    
 the    
 success    
 of    
 the    
 organization.    
     
 The    
 problem    
 with    
 this    
 
view    
 is    
 that    
 the    
 organization    
 cannot    
 succeed    
 without    
 effective,    
 well-­‐performing    
 employees.    
     
 
Performance    
 speaks    
 to    
 how    
 employees    
 are    
 engaged    
 in    
 delivering    
 the    
 results    
 required    
 by    
 the    
 
organization.    
 Nonprofits    
 will    
 not    
 achieve    
 their    
 mission    
 if    
 their    
 employees    
 are    
 not    
 performing    
 
effectively.    
 Smart    
 leaders    
 are    
 the    
 ones    
 who    
 recognize    
 this    
 fact    
 and    
 take    
 this    
 responsibility    
 
seriously.    
     
     
 
    
 
Nonprofit    
 organizations    
 establish    
 strategic    
 goals    
 and    
 plans    
 that    
 align    
 with    
 their    
 mission.    
     
 In    
 
order    
 for    
 employees    
 to    
 play    
 a    
 role    
 in    
 helping    
 meet    
 those    
 goals,    
 they    
 need    
 to    
 understand    
 the    
 link    
 
etween    
 the    
 work    
 they    
 do    
 and    
 the    
 goals    
 of    
 the    
 organization.    
     
 Employees    
 also    
 need    
 clear    
 
direction,    
 a    
 roadmap    
 of    
 priorities    
 and    
 to    
 be    
 motivated    
 to    
 do    
 their    
 best    
 if    
 they    
 see    
 the    
 
organization    
 demonstrating    
 an    
 interest    
 in    
 them.    
     
 An    
 effective    
 performance    
 management    
 
process    
 helps    
 achieve    
 all    
 of    
 these    
 goals.    
     
 
    
 
Organizations    
 must    
 also    
 realize    
 that    
 performance    
 management    
 is    
 not    
 just    
 a    
 once    
 a    
 year    
 task.    
     
 It    
 
is    
 an    
 ongoing    
 cycle,    
 beginning    
 with    
 the    
 development    
 of    
 a    
 position    
 where    
 expectations    
 are    
 
outlined.    
 The    
 cycle    
 continues    
 through    
 the    
 orientation    
 process,    
 and    
 includes    
 regular    
 training    
 and    
 
development,    
 coaching    
 and    
 mentoring,    
 the    
 annual    
 performance    
 and    
 development    
 review,    
 and    
 
the    
 compensation    
 review.    
     
 Not    
 focusing    
 on    
 performance    
 management    
 year-­‐round    
 throughout    
 
this    
 cycle    
 can    
 be    
 detrimental    
 to    
 the    
 organization.    
 
    
 
Goals    
 of    
 Performance    
 Management    
 Programs    
 
All    
 stakeholders    
 benefit    
 from    
 a    
 well-­‐conceived    
 performance    
 management    
 program.    
     
 Each    
 one    
 
has    
 its    
 own    
 goals    
 for    
 this    
 process.    
 
    
 
For    
 the    
 organization,    
 the    
 overall    
 goal    
 is    
 to    
 improve    
 organizational    
 effectiveness.    
     
 The    
 
organization    
 uses    
 the    
 process    
 to    
 establish,    
 communicate    
 goals    
 and    
 monitor    
 progress    
 toward    
 
those    
 goals.    
     
 They    
 also    
 utilize    
 the    
 process    
 to    
 build    
 stronger    
 work    
 relationships.    
     
 Organizations    
 
should    
 have    
 a    
 plan    
 to    
 identify    
 high    
 and    
 low    
 performers.    
     
 This    
 aids    
 in    
 organizational    
 planning    
 
and    
 determining    
 how    
 to    
 advance    
 the    
 talent    
 pool.    
     
 The    
 organization    
 should    
 also    
 use    
 the    
 process    
 
to    
 link    
 to    
 compensation    
 and    
 rewards    
 decisions.    
 
    
 
    
 
Achieving    
 Nonprofit    
 Missions    
 Through    
 
Effective    
 Performance    
 Management    
 
A    
 Nonprofit    
 HR    
 White    
 Paper    
 
    
 
Supervisors    
 and    
 managers    
 use    
 performance    
 management    
 to    
 develop    
 and    
 improve    
 rapport    
 with    
 
employees    
 by    
 providing    
 feedback    
 and    
 discussing    
 expectations,    
 results,    
 and    
 professional    
 
development.    
     
 Strong    
 managers    
 will    
 demonstrate    
 an    
 interest    
 in    
 employees’    
 job    
 satisfaction    
 and    
 
development.    
     
 These    
 managers    
 also    
 determine    
 special    
 talents,    
 skills    
 and    
 capabilities    
 of    
 their    
 
direct    
 reports    
 and    
 identify    
 coaching    
 and    
 training    
 needs    
 to    
 address    
 any    
 performance    
 or    
 skill    
 
gaps.    
     
     
 
    
 
The    
 employee’s    
 goals    
 for    
 a    
 performance    
 management    
 system    
 include    
 obtaining    
 a    
 clear    
 sense    
 of    
 
expectations    
 and    
 an    
 understanding    
 of    
 how    
 they    
 are    
 meeting    
 those    
 expectations.    
     
 An    
 employee    
 
may    
 also    
 use    
 this    
 as    
 an    
 opportunity    
 to    
 have    
 their    
 accomplishments    
 recognized    
 and    
 rewarded.    
     
 
The    
 process    
 provides    
 two-­‐way    
 communication    
 about    
 goals,    
 performance,    
 personal    
 and    
 career    
 
development,    
 and,    
 ideally,    
 employees    
 have    
 the    
 opportunity    
 to    
 take    
 ownership    
 for    
 their    
 
performance    
 and    
 progress.    
 
    
 
Elements    
 of    
 an    
 Effective    
 Performance    
 Management    
 Program    
 
In    
 order    
 to    
 drive    
 results    
 and    
 achieve    
 the    
 organization’s    
 mission,    
 employees    
 should    
 be    
 held    
 
accountable    
 for    
 their    
 performance.    
     
 By    
 the    
 same    
 token,    
 supervisors    
 and    
 managers    
 should    
 be    
 
held    
 accountable    
 for    
 their    
 ability    
 to    
 direct    
 and    
 motivate    
 that    
 employee    
 towards    
 the    
 achievement    
 
of    
 the    
 performance    
 goals.    
     
 Performance    
 expectations    
 should    
 be    
 clearly    
 stated    
 and    
 understood.    
     
 
They    
 should    
 be    
 measurable    
 and    
 employees    
 should    
 have    
 a    
 clear    
 sense    
 of    
 how    
 their    
 performance    
 
will    
 be    
 measured.    
     
 It    
 is    
 management’s    
 responsibility    
 to    
 remove    
 ba
iers    
 that    
 inhibit    
 
performance    
 and    
 to    
 provide    
 the    
 tools    
 and    
 resources    
 necessary    
 to    
 enable    
 performance.    
     
 It    
 is    
 the    
 
employee’s    
 responsibility    
 to    
 leverage    
 their    
 skill,    
 knowledge    
 and    
 ability    
 to    
 deliver    
 according    
 to    
 
established    
 expectations.    
 
    
 
Ensuring    
 that    
 accurate    
 position    
 descriptions    
 are    
 in    
 place    
 is    
 a    
 good    
 first    
 step    
 toward    
 this    
 goal.    
     
 
These    
 descriptions    
 should    
 be    
 reviewed    
 annually    
 and    
 updated    
 as    
 the    
 job    
 changes    
 so    
 that    
 all    
 
parties    
 have    
 a    
 clear    
 understanding    
 of    
 expectations.    
 
    
 
Goals    
 should    
 be    
 set    
 annually    
 and    
 progress    
 toward    
 the    
 goals    
 reviewed    
 regularly.    
     
 Goals    
 provide    
 
the    
 employee    
 with    
 the    
 “what”    
 of    
 their    
 performance.    
     
 The    
 needs    
 of    
 an    
 organization    
 may    
 change,    
 
so    
 the    
 process    
 needs    
 to    
 be    
 flexible    
 enough    
 to    
 allow    
 for    
 adjustment    
 of    
 the    
 goals    
 as    
 needed.    
 As    
 a    
 
ule,    
 goals    
 should    
 be    
 Smart,    
 Measurable,    
 Attainable,    
 Realistic,    
 and    
 Timely    
 (“SMART”).    
     
 
Employees    
 should    
 contribute    
 to    
 goal    
 development    
 and    
 goals    
 should    
 cascade    
 from    
 the    
 
organizational    
 plan    
 and    
 annual    
 goals.    
     
 Employees    
 should    
 be    
 measured    
 against    
 their    
 
achievement    
 of    
 their    
 individual    
 goals.    
 
    
 
    
 
Achieving    
 Nonprofit    
 Missions    
 Through    
 
Effective    
 Performance    
 Management    
 
A    
 Nonprofit    
 HR    
 White    
 Paper    
 
    
 
A    
 formal    
 written    
 or    
 online    
 review    
 process,    
 to    
 be    
 conducted    
 at    
 least    
 annually,    
 is    
 recommended.    
     
 
Some    
 organizations    
 are    
 able    
 to    
 do    
 without    
 such    
 a    
 formal    
 review    
 process,    
 however,    
 that    
 path    
 is    
 
only    
 recommended    
 for    
 organizations    
 where    
 the    
 culture    
 supports    
 this    
 and    
 feedback    
 is    
 a    
 regular,    
 
ongoing    
 and    
 effective    
 process.    
 
    
 
Review    
 process    
 development    
 should    
 take    
 into    
 account    
 the    
 culture    
 of    
 the    
 organization    
 and    
 what    
 
it    
 values    
 and    
 rewards.    
     
 Also    
 taken    
 into    
 consideration    
 should    
 be    
 the    
 types    
 of    
 positions    
 in    
 the    
 
organization    
 and    
 whether    
 there    
 is    
 a    
 cooperative    
 or    
 competitive    
 environment.    
     
 It    
 is    
 also    
 
important    
 to    
 understand    
 what    
 leadership    
 is    
 looking    
 for    
 in    
 such    
 a    
 program.    
     
 A    
 helpful    
 tool    
 is    
 to    
 
form    
 a    
 staff    
 committee.    
     
 This    
 helps    
 to    
 get    
 buy-­‐in    
 since    
 HR    
 can    
 work    
 with    
 the    
 committee    
 to    
 
discuss    
 their    
 likes    
 and    
 dislikes    
 of    
 the    
 cu
ent    
 program,    
 and    
 vet    
 any    
 new    
 ideas.    
     
     
 
    
 
Most    
 formal    
 review    
 processes    
 rate    
 employees    
 on    
 their    
 performance    
 in    
 different    
 competency    
 
areas    
 –    
 the    
 “how”    
 of    
 their    
 performance.    
     
 These    
 competencies    
 should    
 be    
 chosen    
 to    
 match    
 the    
 
values    
 and    
 prefe
ed    
 behaviors    
 of    
 the    
 organization.    
     
 Rating    
 systems    
 are    
 typically    
 used    
 to    
 give    
 
employees    
 an    
 idea    
 of    
 how    
 they    
 are    
 doing    
 relative    
 to    
 each    
 competency    
 area.    
     
 Generally,    
 
performance    
 needs    
 improvement,    
 meets    
 expectations,    
 or    
 exceeds    
 expectations    
 to    
 varying    
 
degrees.    
     
 Each    
 rating    
 should    
 be    
 supported    
 by    
 specific    
 examples    
 of    
 observable    
 behaviors.    
 
    
 
Other    
 important    
 elements    
 of    
 formal    
 performance    
 reviews    
 include    
 the    
 opportunity    
 to    
 discuss    
 
and    
 document    
 specific    
 accomplishments    
 and    
 employee    
 strengths,    
 as    
 well    
 as    
 areas    
 for    
 
improvement    
 and    
 opportunities    
 for    
 job    
 enrichment/personal    
 development.    
     
 Solutions    
 may    
 
include    
 training    
 or    
 mentoring.    
     
 It    
 is    
 also    
 beneficial    
 to    
 provide    
 an    
 opportunity    
 to    
 address    
 career    
 
development    
 goals    
 with    
 the    
 employee.    
 
    
 
It    
 is    
 crucial    
 to    
 provide    
 the    
 opportunity    
 for    
 a    
 meaningful    
 discussion.    
     
 Feedback    
 should    
 occur    
 
throughout    
 the    
 year    
 so    
 that    
 there    
 are    
 no    
 surprises    
 at    
 annual    
 review    
 time.    
 When    
 it    
 comes    
 time    
 
for    
 annual    
 reviews,    
 supervisors    
 should    
 not    
 just    
 hand    
 an    
 employee    
 a    
 completed    
 form    
 and    
 ask    
 
them    
 to    
 sign    
 it.    
     
 An    
 authentic    
 discussion    
 of    
 the    
 employee’s    
 performance    
 should    
 take    
 place    
 
etween    
 supervisor    
 and    
 employee.    
 It    
 is    
 important    
 that    
 the    
 supervisor    
 listens    
 actively    
 and    
 does    
 
not    
 monopolize    
 this    
 conversation.    
 Supervisors    
 should:    
 ensure    
 that    
 the    
 employee    
 clearly    
 
understands    
 expectations;    
 put    
 the    
 employee    
 at    
 ease;    
 ask    
 open-­‐ended    
 questions    
 and;    
 agree    
 on    
 
follow-­‐up    
 actions    
 and    
 a    
 timetable.    
 
    
 
Finally,    
 any    
 performance    
 management    
 system    
 must    
 have    
 senior    
 level    
 support.    
     
 It    
 may    
 help    
 to    
 
share    
 information    
 on    
 best    
 practices    
 and    
 to    
 review    
 past    
 successes    
 and    
 failures.    
     
 You    
 should    
 also    
 
consider    
 the    
 linkage    
 to    
 the    
 other    
 HR    
 processes    
 at    
 the    
 organization    
 and    
 provide    
 a    
 clear    
 overview    
 
    
 
Achieving    
 Nonprofit    
 Missions    
 Through    
 
Effective    
 Performance    
 Management    
 
A    
 Nonprofit    
 HR    
 White    
 Paper    
 
    
 
of    
 the    
 change    
 management    
 process    
 through    
 a    
 communication    
 plan.    
     
 The    
 program    
 can    
 be    
 phased    
 
in    
 or    
 you    
 may    
 use    
 pilots    
 and    
 then    
 review.    
     
     
 
    
 
Effective    
 implementation    
 of    
 a    
 new    
 performance    
 management    
 system    
 requires    
 a    
 thoughtful    
 
approach